Tema: Cómo hacer listas usando una hoja de cálculo.
Este tema te enseña a hacer una listas para eventos, usando una hoja de cálculo.
Ten en cuenta que la forma más fácil de hacer un registro, es empleando herramientas en línea a través de las cuales, los participantes (anfitriones, invitados, conferencistas, proveedores, colaboradores), puedan registrarte por si mismos.
Si tu evento es numeroso en participantes o en número de actividades no querrás usar una hoja de cálculo porque cada cambio se convertirá en una pesadilla.
Desarrollo del tema
IMPORTANTE
La Organización entendida como ciencia natural, posee Principios Universales de Organización (PUOs) que garantizan los resultados de criterio, acción o metodologías apegadas a ellos. Esto significa que sin importar puedes usar tus propios métodos y siempre que cumplan con el o los PUOs que los fundamentan, obtendrás el resultado que buscas.
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El Principio Universal de Control establece: Centralizar para controlar.
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El Principio Universal de Dinamización establece: Que utilices la fuerza del sistema para llevar a cabo todas las tareas que el sistema pueda llevar a cabo por si mismo.
Así que un buen sistema de registro en línea cumple con éstos dos principios y por ésta razón debes considerarlo por encima de hacer tu tus propias listas, hacerlo solamente cumpliría con el PUO de Control: Centralizar.
Habiendo dicho esto, vayamos a los casos en los que por la naturaleza simple del evento, el tamaño pequeño, o su formalidad, no sea posible o práctico usar un sistema de registro en línea y tengas que hacer una lista tu.
RESUMEN RÁPIDO
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Una sola lista
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Una columna para cada campo
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Ve de lo general a lo particular
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Asigna un número a cada registro
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Conserva la estructura
1
Mete todo en UNA SOLA LISTA, de ahí generas otras filtrando u ocultando columnas
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De ahí generas otras filtrando u ocultando columnas
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2
Haz una columna para cada campo de información, no te preocupes de que tu Lista vaya a quedar muy larga, de cualquier forma no puedes verla a menos de que tengas un pantalla enorme.
Por ejemplo:
El Apellido Paterno va en una columna
El Nombre en otra
El Título en otra
... Un campo para el horario, otro para el vuelo, otro para las dietas especiales y así sucesivamente .
Si juntas el nombre y el apellido, cuando quieras obtener tu lista en orden alfabético, aparecerá el primero y si tienes por ejemplo varios Antonio, te resultará imposible identificar rápidamente en dónde está el que buscas.
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3
Ve de lo General a lo Particular, es decir clasifica las columnas de los datos que todos tienen a los que solo algunos tienen.
Por ejemplo:
TODOS:
TODOS tienen Apellido
TODOS tienen Nombre
TODOS tienen Título
ALGUNOS
ALGUNOS llegan en avión (la mayoría)
y de esos ALGUNOS llegan a la misma hora en diferentes vuelo y ALGUNOS en el mismo vuelo
primero va la columna de transporte, luego la de horario y luego la de vuelo
NO TODOS TIENEN
Dieta especial
Padecimientos Médicos
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4
Asigna un NÚMERO UNICO a cada registro.
Por ejemplo:
En la primer columna SIEMPRE numera del 1 al... (número total de invitados por ejemplo).
Nunca cambies el número de registro puedes abreviarlo NR. Así, cuando quieras regresar al estado de captura inicial solo tendrás que ordenar la "Columna A" en orden ascendente.
Número de Registro
Corresponde siempre al mismo invitado (registro)
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Número de Renglón
Lo usamos solo como referencia para citar el contenido de un renglón
CONSEJO
Si vas imprimir las listas, es buen consejo agregar una columna al principio para indicar el número de renglón y lo puedes abreviar con el signo de #, luego el NR, y luego la información que necesites tener primero según el caso.
Por ejemplo:
En el aeropuerto necesitas tener primero el horario y número de vuelo, que el nombre del invitado
Pero en la cena necesitas tener primero el apellido paterno, materno y nombre que el número de mesa.
Independientemente del caso, el número de renglón va primero porque de esa forma cuando tengas que hacer referencia a un registro, te refieres al renglón número ...
Por ejemplo:
Si tienes estás en el aeropuerto recibiendo invitados y necesitas hacer una consulta al Área de Comunicación que está en el Centro de operaciones en el hotel, será más rápido si mencionas... en el renglón (tal) falta el número de vuelo.
5
Genera tus listas y conserva siempre la estructura:
Una vez que tengas los datos de tu LISTAS GENERAL, filtra u oculta columnas para generar tus listas particulares.
Por ejemplo:
1. Tendras la lista general
2. Luego podrás tener la lista de llegadas aéreas, transfers, rooming, cocktail, seating...
Por ejemplo: "Llegadas Lunes Aeropuerto"
O Incluso "Llegada Lunes Aeropuerto Terminal Uno"
Cada variable debe ir en una columna para que puedas ordenarla.
Acuérdate de comenzar primero por los datos que todos tienen hasta terminar por los datos que solo algunos tienen.
En el caso de que todos tengan la misma información, comienza por la columna que vas a usar primero.
Por ejemplo: "Llegadas Lunes Aeropuerto Terminal 1"
Ordena primero el horario, número de vuelo, aerolínea
Cuando generes tus listas, oculta o filtra tus columnas, NO LAS BORRES, porque si por alguna razón hay cambios en una lista secundaria, la única forma que tienes de incorporarla a la lista general, es manteniendo la estructura de la lista, de otra forma tendrías que hacerlo manualmente.
Fíjate cómo
Aún cuando cambiamos la lista al modo alfabético, el resto de columnas siguen en su lugar.
Esto nos permite hacer cambios desde ésta lista y regresarla al modo general con tan solo reordenarla con el NR
Fíjate cómo:
El NR cambió de lugar porque la lista la ordenamos en alfabético y el NR1 pasó al renglón 15.
Eso significa que la persona que tiene un NR 1, por ejemplo, siempre será el 1 pero no siempre estará en el renglón 1.
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CONCLUSIONES
Las listas (reportes) son la base de la planeación personalizada de un evento y deben ser consideradas como un aspecto vertebral de la organización. Este tema lo mantuvimos simple porque es un tema abierto, pero su complejidad ante cambios o aumento en el número de participantes se ven en la Materia: Comunicación Organizacional que puedes seguir aprendiendo en el Instituto Mundial de Organización.
Revisa planes de estudio, pide información e inscríbete para poder organizarlo mejor.